Plataforma de Automatización Financiera

Balam opera hoy un proceso financiero fragmentado: facturación, cobranza, conciliación y contabilidad viven en sistemas que no se comunican, y el trabajo de unirlos recae en personas. Cada traspaso manual introduce error, retrabajo y demoras de cobranza que erosionan la relación con los clientes estratégicos.

Esta propuesta plantea una primera etapa enfocada: una plataforma web que centraliza la facturación y las cuentas por cobrar sobre BIND ERP, el sistema ya confirmado como fuente de verdad. El MVP permite emitir facturas en MXN y USD desde la plataforma —creando la cotización y convirtiéndola en factura a través de la API de BIND, que conserva el timbrado CFDI— y entrega además visibilidad, dashboard, alertas y reglas de cobranza. Toda emisión opera con confirmación humana y modo de simulación, de modo que la prioridad #1 de Balam (facturación) se atiende sin asumir riesgos fiscales. La arquitectura queda preparada para incorporar conciliación bancaria, pagos en línea, contabilidad e integraciones adicionales conforme se validen.

En síntesis

• Alcance: MVP de facturación (consulta y emisión asistida MXN/USD) y cobranza sobre la API de BIND ERP.
• Plazo: 6 a 7 semanas, a media dedicación.
• Inversión: $67,200 – $81,600 MXN + IVA, bajo esquema de tiempo y materiales con tope por etapa.
• Modelo: transparencia total de horas, entregables verificables semana a semana, y código propiedad de Balam desde el primer día.

El enfoque responde directamente a la indicación del CTO de priorizar facturación e integrar únicamente BIND en esta primera fase, evitando comprometer alcance que dependa de integraciones aún no disponibles o no prioritarias.

Durante la sesión con el equipo directivo, la lectura del requerimiento fue clara y orientó por completo el alcance de esta primera etapa.

1.1El problema

"El proceso está tan desvinculado… pasa por varias manos… cada parte humana se está equivocando." El reto no es de naturaleza técnica, sino operativa y económica. Cada traspaso manual entre nómina, facturación, cobranza, conciliación y contabilidad genera errores que se traducen en dinero perdido, retrabajo y deterioro en la relación con clientes clave.

1.2Contexto que define el alcance

Tras la sesión de seguimiento y las actualizaciones del CTO del 25 de mayo, tres factores reordenan el alcance del MVP:

1. BIND ERP cuenta con API oficial (api.bind.com.mx, OData v3, 20,000 solicitudes/día). Esto permite una integración por API en tiempo cercano a real, superando el supuesto inicial de exportación manual de archivos.
2. La dirección técnica priorizó la facturación. Conforme a la indicación de considerar "únicamente BIND ERP en una primera etapa", funcionalidades como pagos en línea, conciliación bancaria, recordatorios automáticos a clientes y asientos contables se difieren de manera explícita a fases posteriores.
3. BUK dispone de API, confirmada por el equipo de Balam, aunque no constituye una prioridad inmediata. Queda contemplada en el roadmap sin condicionar el MVP.

1.3Sistemas actuales

1.4Solución propuesta

Se propone una capa de operaciones financieras sobre BIND ERP, no un reemplazo. BIND conserva su rol como fuente de verdad para facturación, timbrado CFDI y contabilidad; la plataforma orquesta la visibilidad, las reglas de cobranza, el tablero directivo y la trazabilidad que hoy no existen de forma centralizada.

Alcance funcional del MVP

• Integración con BIND ERP vía API: lectura primero y escritura asistida una vez validada en Discovery.
• Emisión de facturas desde la plataforma: creación de cotización y conversión a factura en MXN (con IVA) y USD (sin IVA, para clientes extranjeros) a través de la API de BIND, con timbrado a cargo del PAC de BIND, confirmación humana obligatoria y modo de simulación (dry-run) previo a cada emisión.
• Catálogo central de clientes con lista blanca configurable (ACUNTIA + Top 3).
• Vista unificada de facturación: estados, vencimientos, filtros y descarga de PDF/XML.
• Cobranza operativa: antigüedad de cartera (aging) y alertas internas para el equipo de Finanzas.
• Tablero financiero con indicadores de cuentas por cobrar, vencidas y próximas a vencer.
• Reportes exportables en CSV/XLSX; operación multimoneda MXN y USD con tipo de cambio del DOF capturado al momento de la facturación.
• Autenticación y control de acceso por roles (Finanzas, Dirección, Operaciones, Administración); arquitectura preparada para multi-tenant y bitácora de auditoría universal.

Visión integral (fases posteriores, cotizadas en el Anexo B)

La incorporación posterior de pagos en línea, recordatorios automáticos, conciliación bancaria, asientos contables o BUK se realiza sobre la misma base, sin reescribir lo construido.

1.5Criterios de éxito de la primera etapa

• Emisión de facturas en MXN y USD desde la plataforma, con confirmación humana y sin incidentes fiscales.
• Visibilidad en tiempo cercano a real del estado de facturación y cuentas por cobrar, para Dirección y Finanzas.
• Reducción medible del trabajo manual de consulta y reporteo sobre BIND.
• Aplicación correcta de la lista blanca: ACUNTIA y Top 3 nunca reciben recordatorios automáticos masivos.
• Entrega del MVP funcional en el plazo comprometido, con alcance acotado y sin desviaciones.
• Control fiscal: ninguna factura se emite sin confirmación humana explícita; el timbrado CFDI permanece a cargo del PAC de BIND.

1.6Escala operativa de referencia

• 45 colaboradores en nómina y 5 freelancers; aproximadamente 50 facturas emitidas al mes.
• 3 instituciones bancarias (2 México + IBC Bank Texas) — fuera de esta etapa.
• 2 jurisdicciones fiscales (México y Texas, impuestos estándar en el MVP).
• Interlocutores operativos: Pedro (contacto técnico) y gerencia administrativa, con supervisión ejecutiva de Noe (CTO), Araceli (CEO) y Erika (PM).

2.1Stack tecnológico propuesto

La selección privilegia robustez empresarial, mantenibilidad a largo plazo y afinidad con Azure. El binomio .NET + Azure es una combinación nativa de Microsoft, lo que reduce fricción de despliegue, seguridad y operación para una aplicación financiera.

El proyecto se organiza en cuatro etapas secuenciales. Cada una concluye con un entregable demostrable y se factura conforme a horas reales (ver §3).

El proyecto se desarrolla bajo un esquema de horas reales con tarifa transparente, no de precio cerrado.

3.1Esquema: tiempo y materiales con tope por etapa

El alcance preciso de la integración con BIND —campos exactos, comportamiento de Invoices y Payments, manejo de saldos— solo se conoce al inspeccionar la API en vivo con la cuenta de Balam. Un precio fijo obligaría a incorporar un margen de contingencia que encarecería el proyecto de forma innecesaria. A cambio de esta flexibilidad, el esquema ofrece controles concretos:

• Rango estimado por etapa (mínimo–máximo de horas), acordado por escrito antes de iniciar cada una.
• Tope por etapa: de aproximarse al máximo del rango, el trabajo se detiene y se revisa el alcance con Balam antes de continuar.
• Reporte semanal de horas trabajadas con desglose por tarea, y demostración semanal del avance entregado.

3.2Dedicación y plazo

La dedicación es de media jornada (aproximadamente 20 h/semana, con flexibilidad hasta 25 h en semanas de mayor carga). Sobre esa base, la primera etapa requiere 112 a 136 horas, equivalentes a 6 – 7 semanas de calendario.

3.3Tarifa y facturación

• Tarifa: $600 MXN por hora trabajada + IVA, con comprobante fiscal CFDI 4.0. Aplica también a las fases posteriores (Anexo B) y a la bolsa de horas de soporte (§5).
• Facturación: por etapa, conforme se entrega cada una (con anexo de desglose de horas por tarea). La Etapa 0 se factura al inicio del proyecto.
• Pago: a 30 días naturales posteriores a la factura, mediante transferencia, conforme a la política de Balam.
• Arranque sin anticipo: conforme a la política de Balam, no se maneja anticipo. La Etapa 0 (30 horas, $18,000 MXN + IVA) se factura al inicio y su pago corre a 30 días, igual que los avances. El arranque queda condicionado a la firma del contrato / orden de trabajo, que formaliza el compromiso de ambas partes en sustitución del anticipo.

3.4Comunicación

• Reportes asíncronos 2–3 veces por semana (avance, siguientes pasos y bloqueadores).
• Demostración semanal (30 min, viernes) con Pedro y la gerencia administrativa.
• Sesión técnica quincenal (1 h) con Noe para decisiones de arquitectura y validación de reglas de negocio.
• Disponibilidad para reuniones urgentes con 24 h de anticipación, en horario laboral (9:00–18:00, CST).

3.5Metodología de desarrollo asistido por IA

El desarrollo se apoya en herramientas de asistencia por IA (Claude Code, de Anthropic) como acelerador de productividad. Por transparencia y cumplimiento:

• Responsabilidad humana. Todo el código entregado es revisado y validado por el proveedor; la responsabilidad de cada línea integrada al repositorio es de Johann Velazquez.
• Protección de datos. Ningún dato real de Balam se comparte con modelos externos; el desarrollo usa datos sintéticos derivados de la estructura, no del contenido. Las credenciales residen en gestores de secretos cifrados.
• Cumplimiento. Sin entrenamiento ni telemetría sobre datos del cliente, y con el código alojado en el repositorio de Balam desde el primer día.
• Auditabilidad. Las decisiones de arquitectura quedan registradas en ADRs versionados.

La inversión de la primera etapa se desglosa por entregable, conforme al esquema de tiempo y materiales:

5.1Garantía incluida

• Defectos en funcionalidad entregada: cobertura sin costo durante 45 días posteriores a la entrega de cada etapa. El plazo de 45 días cubre el primer cierre mensual de operación, cuando suelen hacerse visibles los defectos en un sistema financiero.
• Soporte posterior al lanzamiento: 2 semanas tras el cierre del MVP, para corrección de defectos (no nuevo alcance).

5.2Bolsa de horas de soporte (opcional)

Concluida la garantía y el soporte incluidos, se ofrece una bolsa de horas para la operación y evolución incremental de la plataforma, contratable por bloques:

Vigencia: las horas son válidas por 12 meses desde su contratación, sin caducidad mensual (se consumen al ritmo que Balam necesite). Tarifa $600 MXN/h + IVA.

Cubre: corrección de defectos fuera de garantía; ajustes menores y requerimientos pequeños; mantenimiento de dependencias y compatibilidad ante cambios de la API de BIND; atención a incidencias en 1 día hábil; y reporte de horas consumidas. No cubre: desarrollo de los módulos diferidos (Anexo B); migraciones o cambios mayores de arquitectura; ni incidentes atribuibles a terceros (Azure, BIND, SAT).

Los siguientes son servicios de infraestructura externos, independientes de los honorarios del proveedor (a cargo de Balam):

En fases posteriores se incorporarían: Stripe (3.6% + $3 MXN por transacción con tarjeta; ~$3 MXN por SPEI), Claude API para el procesamiento de estados de cuenta en PDF ($5 – $20 USD/mes), correo transaccional ($0 – $20 USD/mes) y, opcionalmente, un agregador bancario como Belvo ($200 – $500 USD/mes).

El cumplimiento de las estimaciones depende de las siguientes condiciones. De no satisfacerse alguna, la etapa correspondiente se replantea de común acuerdo:

1. Acceso productivo a la API de BIND, con permisos de lectura y escritura (creación de cotización y conversión a factura) y documentación oficial disponible, al inicio de la Etapa 0.
2. Cuenta de Azure de Balam (o autorización para crearla a su nombre) disponible al inicio de la Etapa 0.
3. Manual de marca entregado al inicio de la Etapa 0.
4. Reglas de negocio finales validadas en Discovery: lista blanca (ACUNTIA + Top 3), ciclos de cobranza, días de anticipación de alertas y frecuencia de sincronización.
5. Disponibilidad de dos interlocutores (Pedro y la gerencia administrativa) con capacidad de resolver bloqueadores en menos de 48 horas.
6. Producción como único ambiente disponible (sin sandbox de BIND). La plataforma opera en modo de simulación cuando exista riesgo de afectar BIND, requiriendo confirmación explícita antes de cualquier escritura.
7. Acuerdo de uso de la metodología asistida por IA, con el compromiso de no entrenamiento sobre datos del cliente.
8. El PAC integrado de BIND atiende los volúmenes sin costo adicional; el timbrado CFDI permanece a cargo de BIND, no de la plataforma.
9. El comportamiento de escritura de la API de BIND se valida en Discovery; la emisión productiva se habilita únicamente tras esa validación. Balam designa al rol responsable de confirmar cada emisión.

Más allá del código funcional, la entrega incluye:

• Código fuente en el repositorio de Balam (GitHub) desde el primer día; la propiedad intelectual es de Balam.
• Documentación técnica viva en el repositorio.
• Pruebas automatizadas para los flujos críticos (sincronización con BIND, lista blanca, multimoneda y control de acceso).
• Pipeline de CI/CD operativo, con despliegues controlados.
• Respaldos automatizados y plan de recuperación documentado.
• Sesión de transferencia de conocimiento grabada, y soporte posterior al lanzamiento de 2 semanas (corrección de defectos).

• Rediseño visual integral o sistema de diseño propio (se emplea la identidad del manual de marca de Balam; un diseño a la medida requeriría sumar un diseñador).
• Adquisición de licencias de terceros (PAC, agregadores, hosting Azure).
• Gestión del cambio organizacional más allá de la sesión de capacitación.
• Módulos diferidos: pagos en línea, recordatorios automáticos a clientes, conciliación bancaria, asientos contables, BUK e IA — cotizados de forma indicativa en el Anexo B.
• Integraciones no listadas (Book, CRM, etc.), cotizables por separado.
• Adaptaciones derivadas de cambios fiscales del SAT o modificaciones disruptivas en la API de BIND que impliquen retrabajo mayor (atendibles mediante la bolsa de horas de soporte, §5.2).

• Garantía de defectos: cobertura sin costo durante 45 días posteriores a la entrega de cada etapa.
• Control de cambios: toda funcionalidad fuera del alcance acordado se documenta como solicitud de cambio (Change Request), se estima y se aprueba por escrito antes de ejecutarse.
• Propiedad intelectual: el código es propiedad de Balam desde el primer commit. El proveedor conserva el derecho de referir el proyecto en su portafolio sin divulgar información confidencial.
• Responsabilidad del código asistido por IA: todo defecto queda cubierto por la misma garantía. La responsabilidad final del código corresponde al proveedor, con independencia de las herramientas utilizadas.

1. Sesión de revisión de esta propuesta (1 h) para resolver dudas y ajustar lo que corresponda.
2. Firma del contrato / orden de trabajo (prestación de servicios y confidencialidad) — formaliza el compromiso para arrancar sin anticipo.
3. Factura de la Etapa 0 (30 horas, $18,000 MXN + IVA), con pago a 30 días, para iniciar Discovery.
4. Arranque del proyecto, con entrega del MVP en 6 – 7 semanas.