**Product Requirements Document**

**Plataforma de Automatización Financiera**

**1\. Resumen Ejecutivo**

Desarrollar una aplicación centralizada para automatizar procesos administrativos y financieros clave de una empresa de headhunting y staff augmentation con operaciones internacionales.

El sistema busca eliminar procesos manuales y desconectados en:

*   Generación de cotización a través del ERP para posterior convertirla en facturación 
*   Cobranza
*   Conciliación Bancaria (detectar gastos fuera de patrón, duplicados errores contables e incluir reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, diarios, semanales).

El objetivo es reducir errores operativos, costos y retrabajo, así como habilitar escalabilidad y eventual comercialización como producto.

**2\. Objetivos del Producto**

**2.1 Objetivo General**

Automatizar e integrar los procesos financieros críticos en una plataforma única con trazabilidad completa.

**2.2 Objetivos Específicos**

*   Reducir errores humanos en procesos contables 
*   Eliminar conciliaciones manuales 
*   Integrar facturación, cobranza y contabilidad (se cuentan con 3 bancos diferentes uno de ellos americano)
*   Generar reportes y alertas automáticas (5 días antes de vencimiento de la factura)
*   Mejorar visibilidad operativa en tiempo real 
*   Preparar la solución para escalabilidad y venta futura 

**3\. Alcance del producto mínimo viable (MVP)**

Duración estimada: 4 a 6 semanas

  

**3.1 Funcionalidades Incluidas**

**Facturación**

*   Generación automatizada de facturas 
*   Integración con clientes internacionales (cuando son clientes extranjeros se factura en USD sin IVA) multimoneda
*   Descarga automática de facturas (que se entregue un reporte automático)

**Cobranza**

*   Registro automático de pagos 
*   Identificación de pagos por cliente 
*   Seguimiento de cuentas por cobrar (un template de correo para que sea el canal de cobranza y que cuente con las reglas para ACUNTIA y top 3 de clientes NUNCA reciban recordatorios automáticos masivos, gestión humana solamente, para evitar el riesgo de dañar la relación con el cliente)

**Conciliación Bancaria**

*   Conciliación automática de pagos vs facturas 
*   Integración con estados de cuenta 
*   Identificación de discrepancias 

**Contabilidad**

*   Generación automática de asientos contables (ERP BIND)
*   Integración básica con sistema contable existente 

**Reportes y Alertas**

*   Dashboard de estado financiero 
*   Alertas automáticas: 

*   Pagos pendientes 
*   Errores en conciliación 
*   Facturas no cobradas 

**4\. Problemas Identificados** 

*   Procesos desconectados entre sistemas 
*   Conciliación bancaria manual 
*   Errores recurrentes en registros contables 
*   Retrabajo operativo costoso 
*   Falta de visibilidad en tiempo real 
*   Baja escalabilidad de procesos actuales 
*   Uso de tickets físicos en pagos con tarjeta 

**5\. Usuarios del Sistema**

**Rol**

**Necesidades**

Finanzas

Automatización, precisión, conciliación

Dirección

Reportes, visibilidad, control

Operaciones

Integración con procesos existentes

RRHH

Integración con nómina y contratos

  

**6\. Requerimientos Funcionales**

**6.1 Gestión de Facturación**

*   RF-01: Generar facturas automáticamente desde eventos de negocio 
*   RF-02: Soporte multimoneda (USD, EUR, MXN) 
*   RF-03: Integración con sistemas existentes (ej. BUK donde se consolidan pagos de nómina)

**6.2 Gestión de Cobranza**

*   RF-04: Registrar pagos automáticamente desde fuentes bancarias 
*   RF-05: Asociar pagos a facturas 
*   RF-06: Identificar pagos parciales y completos 

**6.3 Conciliación Bancaria**

*   RF-07: Conciliar automáticamente transacciones bancarias 
*   RF-08: Detectar discrepancias 
*   RF-09: Generar reportes de conciliación 

**6.4 Contabilidad**

*   RF-10: Generar asientos contables automáticos 
*   RF-11: Integración con sistema contable 

**6.5 Reportes y Alertas**

*   RF-12: Dashboard financiero en tiempo real 
*   RF-13: Alertas automáticas configurables 
*   RF-14: Reportes exportables 

**7\. Requerimientos No Funcionales**

*   RNF-01: Arquitectura modular y escalable 
*   RNF-02: Alta disponibilidad 
*   RNF-03: Seguridad de datos financieros 
*   RNF-04: Cumplimiento fiscal (México y Texas) 
*   RNF-05: Soporte para integración con APIs externas 
*   RNF-06: Trazabilidad completa de operaciones

**8\. Arquitectura Propuesta (Inicial)**

**Enfoque**

*   Aplicación web centralizada 

**Componentes**

*   Backend (API) 
*   Frontend (Dashboard) 
*   Motor de automatización (reglas + IA) 
*   Integraciones externas (bancos, facturación, contabilidad) 

**IA / Agentes**

*   Uso opcional para: 

*   Clasificación de transacciones 
*   Detección de anomalías 
*   Automatización de procesos 

**Estrategia de Infraestructura**

*   Evaluar después del MVP: 

*   Nube (OpenAI, Gemini, Anthropic) 
*   Modelos locales (ARM / open source) 

**9\. Costos Estimados**

*   Infraestructura inicial: **$200 – $500 USD / mes** 
*   Escalable según uso de IA y volumen de transacciones 

**10\. Supuestos**

*   Disponibilidad de APIs bancarias o archivos exportables 
*   Acceso a sistemas actuales (Book, Jira, contabilidad) 
*   Definición clara de reglas contables 
*   Colaboración del equipo interno 

**11\. Riesgos**

**Riesgo**

**Mitigación**

Integraciones complejas

Fase de discovery técnica

Costos de IA crecientes

Evaluación post-MVP

Datos inconsistentes

Validación y limpieza inicial

Cambio organizacional

Capacitación y adopción

  

**12\. Roadmap del MVP**

**Fase 1 – Levantamiento (Semana 1)**

*   Requerimientos detallados 
*   Casos de uso 

**Fase 2 – Desarrollo Base (Semanas 2-4)**

*   Facturación + Cobranza 
*   Integraciones iniciales 

**Fase 3 – Automatización (Semana 5)**

*   Conciliación automática 
*   Asientos contables 

**Fase 4 – Validación (Semana 6)**

*   Pruebas 
*   Ajustes 
*   Entregas parciales 

**5\. Entregables**

*   MVP funcional 
*   Documentación técnica 
*   Manual de usuario básico 
*   Métricas de uso y consumo 

**13\. Criterios de Éxito**

*   Reducción de errores manuales ≥ 70% 
*   Disminución del tiempo de conciliación ≥ 60% 
*   Visibilidad en tiempo real operativa 
*   MVP funcional en ≤ 6 semanas 

**Arquitectura técnica detallada**

**1\. Visión General**

La solución propuesta es una aplicación web centralizada que conecte los procesos de:

*   Facturación 
*   Cobranza 
*   Conciliación bancaria 
*   Generación de asientos contables 
*   Reporteo y alertas 
*   Automatización con IA/agentes 

El enfoque recomendado para el MVP es una arquitectura modular, inicialmente preparada para evolucionar a microservicios si el volumen lo justifica.

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

2\. Diagrama General de Arquitectura

```mermaid
flowchart TD
	U["Usuarios<br/>Finanza/Direccion"] --> F["Frontend Web<br/>Dashboard/Reportes"]
	F --> A["API Backend<br/>Autenticacion/Logica"]

	A --> FAC["Facturacion<br/>Modulo"]
	A --> COB["Cobranza<br/>Modulo"]
	A --> CON["Conciliacion<br/>Modulo"]

	FAC --> DB["Base de datos central (ERP)<br/>Clientes/Facturas/Pagos/Bancos/Conciliaciones"]
	COB --> DB
	CON --> DB

	DB --> B["APIs Bancos<br/>CSV/API"]
	DB --> S["SAT/ERP<br/>Contabilidad"]
	DB --> IA["Motor IA<br/>Agentes/LLM"]
```