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Product Requirements Document

Plataforma de Automatización Financiera

1. Resumen Ejecutivo

Desarrollar una aplicación centralizada para automatizar procesos administrativos y financieros clave de una empresa de headhunting y staff augmentation con operaciones internacionales.

El sistema busca eliminar procesos manuales y desconectados en:

• Generación de cotización a través del ERP para posterior convertirla en facturación 
• Cobranza
• Conciliación Bancaria (detectar gastos fuera de patrón, duplicados errores contables e incluir reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, diarios, semanales).

El objetivo es reducir errores operativos, costos y retrabajo, así como habilitar escalabilidad y eventual comercialización como producto.

2. Objetivos del Producto

2.1 Objetivo General

Automatizar e integrar los procesos financieros críticos en una plataforma única con trazabilidad completa.

2.2 Objetivos Específicos

• Reducir errores humanos en procesos contables 
• Eliminar conciliaciones manuales 
• Integrar facturación, cobranza y contabilidad (se cuentan con 3 bancos diferentes uno de ellos americano)
• Generar reportes y alertas automáticas (5 días antes de vencimiento de la factura)
• Mejorar visibilidad operativa en tiempo real 
• Preparar la solución para escalabilidad y venta futura 

3. Alcance del producto mínimo viable (MVP)

Duración estimada: 4 a 6 semanas

3.1 Funcionalidades Incluidas

Facturación

• Generación automatizada de facturas 
• Integración con clientes internacionales (cuando son clientes extranjeros se factura en USD sin IVA) multimoneda
• Descarga automática de facturas (que se entregue un reporte automático)

Cobranza

• Registro automático de pagos 
• Identificación de pagos por cliente 
• Seguimiento de cuentas por cobrar (un template de correo para que sea el canal de cobranza y que cuente con las reglas para ACUNTIA y top 3 de clientes NUNCA reciban recordatorios automáticos masivos, gestión humana solamente, para evitar el riesgo de dañar la relación con el cliente)

Conciliación Bancaria

• Conciliación automática de pagos vs facturas 
• Integración con estados de cuenta 
• Identificación de discrepancias 

Contabilidad

• Generación automática de asientos contables (ERP BIND)
• Integración básica con sistema contable existente 

Reportes y Alertas

• Dashboard de estado financiero 

• Alertas automáticas: 

• Pagos pendientes 

• Errores en conciliación 

• Facturas no cobradas 

4. Problemas Identificados 

• Procesos desconectados entre sistemas 
• Conciliación bancaria manual 
• Errores recurrentes en registros contables 
• Retrabajo operativo costoso 
• Falta de visibilidad en tiempo real 
• Baja escalabilidad de procesos actuales 
• Uso de tickets físicos en pagos con tarjeta 

5. Usuarios del Sistema

Rol

Necesidades

Finanzas

Automatización, precisión, conciliación

Dirección

Reportes, visibilidad, control

Operaciones

Integración con procesos existentes

RRHH

Integración con nómina y contratos

6. Requerimientos Funcionales

6.1 Gestión de Facturación

• RF-01: Generar facturas automáticamente desde eventos de negocio 
• RF-02: Soporte multimoneda (USD, EUR, MXN) 
• RF-03: Integración con sistemas existentes (ej. BUK donde se consolidan pagos de nómina)

6.2 Gestión de Cobranza

• RF-04: Registrar pagos automáticamente desde fuentes bancarias 
• RF-05: Asociar pagos a facturas 
• RF-06: Identificar pagos parciales y completos 

6.3 Conciliación Bancaria

• RF-07: Conciliar automáticamente transacciones bancarias 
• RF-08: Detectar discrepancias 
• RF-09: Generar reportes de conciliación 

6.4 Contabilidad

• RF-10: Generar asientos contables automáticos 
• RF-11: Integración con sistema contable 

6.5 Reportes y Alertas

• RF-12: Dashboard financiero en tiempo real 
• RF-13: Alertas automáticas configurables 
• RF-14: Reportes exportables 

7. Requerimientos No Funcionales

• RNF-01: Arquitectura modular y escalable 
• RNF-02: Alta disponibilidad 
• RNF-03: Seguridad de datos financieros 
• RNF-04: Cumplimiento fiscal (México y Texas) 
• RNF-05: Soporte para integración con APIs externas 
• RNF-06: Trazabilidad completa de operaciones

8. Arquitectura Propuesta (Inicial)

Enfoque

• Aplicación web centralizada 

Componentes

• Backend (API) 
• Frontend (Dashboard) 
• Motor de automatización (reglas + IA) 
• Integraciones externas (bancos, facturación, contabilidad) 

IA / Agentes

• Uso opcional para: 

• Clasificación de transacciones 

• Detección de anomalías 

• Automatización de procesos 

Estrategia de Infraestructura

• Evaluar después del MVP: 

• Nube (OpenAI, Gemini, Anthropic) 

• Modelos locales (ARM / open source) 

9. Costos Estimados

• Infraestructura inicial: $200 – $500 USD / mes 
• Escalable según uso de IA y volumen de transacciones 

10. Supuestos

• Disponibilidad de APIs bancarias o archivos exportables 
• Acceso a sistemas actuales (Book, Jira, contabilidad) 
• Definición clara de reglas contables 
• Colaboración del equipo interno 

11. Riesgos

Riesgo

Mitigación

Integraciones complejas

Fase de discovery técnica

Costos de IA crecientes

Evaluación post-MVP

Datos inconsistentes

Validación y limpieza inicial

Cambio organizacional

Capacitación y adopción

12. Roadmap del MVP

Fase 1 – Levantamiento (Semana 1)

• Requerimientos detallados 
• Casos de uso 

Fase 2 – Desarrollo Base (Semanas 2-4)

• Facturación + Cobranza 
• Integraciones iniciales 

Fase 3 – Automatización (Semana 5)

• Conciliación automática 
• Asientos contables 

Fase 4 – Validación (Semana 6)

• Pruebas 
• Ajustes 
• Entregas parciales 

5. Entregables

• MVP funcional 
• Documentación técnica 
• Manual de usuario básico 
• Métricas de uso y consumo 

13. Criterios de Éxito

• Reducción de errores manuales ≥ 70% 
• Disminución del tiempo de conciliación ≥ 60% 
• Visibilidad en tiempo real operativa 
• MVP funcional en ≤ 6 semanas 

Arquitectura técnica detallada

1. Visión General

La solución propuesta es una aplicación web centralizada que conecte los procesos de:

• Facturación 
• Cobranza 
• Conciliación bancaria 
• Generación de asientos contables 
• Reporteo y alertas 
• Automatización con IA/agentes 

El enfoque recomendado para el MVP es una arquitectura modular, inicialmente preparada para evolucionar a microservicios si el volumen lo justifica.

2. Diagrama General de Arquitectura

flowchart TD
	U["Usuarios<br/>Finanza/Direccion"] --> F["Frontend Web<br/>Dashboard/Reportes"]
	F --> A["API Backend<br/>Autenticacion/Logica"]

	A --> FAC["Facturacion<br/>Modulo"]
	A --> COB["Cobranza<br/>Modulo"]
	A --> CON["Conciliacion<br/>Modulo"]

	FAC --> DB["Base de datos central (ERP)<br/>Clientes/Facturas/Pagos/Bancos/Conciliaciones"]
	COB --> DB
	CON --> DB

	DB --> B["APIs Bancos<br/>CSV/API"]
	DB --> S["SAT/ERP<br/>Contabilidad"]
	DB --> IA["Motor IA<br/>Agentes/LLM"]