JohannVelazquez
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# Notas — Sesión "Proceso actual de cobranza - Balam" · 7 jul 2026, 7:00–8:00 AM
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**Canal:** Microsoft Teams (convocatoria de Erika del 6-jul, ver REGISTRO #34). **⚠️ Sin grabación** — estas notas las reconstruyó Johann de memoria el mismo día. Tratarlas como memoria, no como transcripción: nada aquí es cita textual.
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**Mostró el proceso:** Arturo Rosas (administración / cuentas por cobrar). Convocados además: Araceli Sánchez y Erika Chávez (CC Noé); la asistencia exacta no quedó registrada.
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## Exceles de control (mostrados en pantalla)
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- Llevan Exceles con el control de **facturas abiertas**, **facturas canceladas** y **cuánto tiempo llevan de morosos** los clientes — es el aging de facto del proceso actual.
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- Johann quedó en pedirle esos archivos a Arturo (no se compartieron en la sesión).
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## Flujo actual de un pago
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1. El cliente avisa el pago por **mensaje o correo**, adjuntando su **estado de cuenta**.
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2. Ese estado de cuenta se comparte con el **despacho** (contable externo), que **registra los pagos en cuentas por cobrar (BIND) uno por uno**.
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3. Tienen un **Power BI conectado — según mostró Arturo, con su token** — donde ven los gráficos de cartera, pero **no están al día**.
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## Por qué conciliar es difícil
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- Hay clientes cuyo pago **cubre decenas de facturas** a la vez ("10 pesos divididos en 40 facturas") — consistente con el cliente mayor que exige una factura por colaborador (~40, ver REGISTRO #27).
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- Los avisos/comprobantes llegan **todos bajo el mismo nombre/patrón de referencia** (algo como `num_referencia.pdf`), así que la referencia bancaria **no distingue facturas** → **se concilia por folio** de factura.
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- Los montos **no siempre cuadran exactos**: al recibir el dinero hay un **fee/comisión** que genera diferencias contra el total facturado — hay que tenerlo en consideración.
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## Caso Acuntia (mostrado en vivo)
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- Arturo pidió a Acuntia por correo la relación de pagos realizados; Acuntia respondió con un **Excel pago ↔ folio de factura**. El control existe de ambos lados, pero **los totales diferían por el fee**.
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## Casos límite mencionados
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- Clientes que pagan **facturas viejas que venían arrastrando** (la aplicación de pagos llega fuera de orden).
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- Facturas ya pagadas cuyo **registro no está al día** (el estatus en sistema va atrás de la realidad).
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## Lo que buscan
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- Ser **proactivos**: poder establecer **recordatorios** — pasados **1–5 días** (de vencimiento), mandar un correo, o al menos que el atraso **esté visible**.
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- Evolución en sus palabras: antes eran **reactivos** ("ya hace rato que no me paga"), hoy son **activos**, y quieren ser **proactivos**.
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