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Notas — Sesión "Proceso actual de cobranza - Balam" · 7 jul 2026, 7:00–8:00 AM

Canal: Microsoft Teams (convocatoria de Erika del 6-jul, ver REGISTRO #34). ⚠️ Sin grabación — estas notas las reconstruyó Johann de memoria el mismo día. Tratarlas como memoria, no como transcripción: nada aquí es cita textual.

Mostró el proceso: Arturo Rosas (administración / cuentas por cobrar). Convocados además: Araceli Sánchez y Erika Chávez (CC Noé); la asistencia exacta no quedó registrada.

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Exceles de control (mostrados en pantalla)

• Llevan Exceles con el control de facturas abiertas, facturas canceladas y cuánto tiempo llevan de morosos los clientes — es el aging de facto del proceso actual.
• Johann quedó en pedirle esos archivos a Arturo (no se compartieron en la sesión).

Flujo actual de un pago

1. El cliente avisa el pago por mensaje o correo, adjuntando su estado de cuenta.
2. Ese estado de cuenta se comparte con el despacho (contable externo), que registra los pagos en cuentas por cobrar (BIND) uno por uno.
3. Tienen un Power BI conectado — según mostró Arturo, con su token — donde ven los gráficos de cartera, pero no están al día.

Por qué conciliar es difícil

• Hay clientes cuyo pago cubre decenas de facturas a la vez ("10 pesos divididos en 40 facturas") — consistente con el cliente mayor que exige una factura por colaborador (~40, ver REGISTRO #27).
• Los avisos/comprobantes llegan todos bajo el mismo nombre/patrón de referencia (algo como num_referencia.pdf), así que la referencia bancaria no distingue facturas → se concilia por folio de factura.
• Los montos no siempre cuadran exactos: al recibir el dinero hay un fee/comisión que genera diferencias contra el total facturado — hay que tenerlo en consideración.

Caso Acuntia (mostrado en vivo)

• Arturo pidió a Acuntia por correo la relación de pagos realizados; Acuntia respondió con un Excel pago ↔ folio de factura. El control existe de ambos lados, pero los totales diferían por el fee.

Casos límite mencionados

• Clientes que pagan facturas viejas que venían arrastrando (la aplicación de pagos llega fuera de orden).
• Facturas ya pagadas cuyo registro no está al día (el estatus en sistema va atrás de la realidad).

Lo que buscan

• Ser proactivos: poder establecer recordatorios — pasados 1–5 días (de vencimiento), mandar un correo, o al menos que el atraso esté visible.
• Evolución en sus palabras: antes eran reactivos ("ya hace rato que no me paga"), hoy son activos, y quieren ser proactivos.